Dienstwagen privat nutzen – So vermeiden Sie teure Fehler

Die private Nutzung eines Dienstwagens ist in vielen Unternehmen ein attraktiver Zusatznutzen für Arbeitnehmer. Allerdings sind damit zahlreiche rechtliche und steuerliche Fragen verbunden. Ob steuerliche Verpflichtungen, Haftungsfragen bei Unfällen oder die genaue Dokumentation der Fahrten – wer sich hier nicht auskennt, kann rasch in Schwierigkeiten geraten. Dieser Artikel gibt einen Überblick zu den wesentlichen Aspekten der privaten Dienstwagennutzung, die Unternehmen und Arbeitnehmer beachten sollten.

Welche Vor- und Nachteile ergeben sich durch eine Dienstwagennutzung?

Ein Firmenwagen zur privaten Nutzung bringt klare Vorteile: Arbeitnehmer sparen oft Kosten für einen eigenen Pkw, vor allem wenn Familienmitglieder den Wagen auch benutzen dürfen und es steht jederzeit ein komfortables Fahrzeug zur Verfügung. Die Nutzung eines Dienstwagens kann auch zur Mitarbeiterbindung beitragen. Nachteile gibt es jedoch ebenfalls: Die private Nutzung muss versteuert werden, und es besteht die Gefahr hoher Nachzahlungen. Zudem können Einschränkungen wie Kilometerbegrenzungen oder Nutzungskosten den Vorteil schmälern.

Ein sorgfältiger Vertragsabschluss klärt frühzeitig, was im Alltag auf beide Parteien zukommt.

Wo wird die Privatnutzung von Dienstwägen geregelt?

Die private Nutzung eines Dienstwagens wird in einem Überlassungsvertrag geregelt. Darin erklärt der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug nutzen darf. Der Vertrag legt die Bedingungen und Regeln fest, unter denen der Firmenwagen genutzt werden kann – zum Beispiel, ob private Fahrten über den Arbeitsweg hinaus erlaubt sind und welche Kosten gegebenenfalls übernommen werden müssen.

Wie wird die Nutzung eines Dienstwagens steuerlich behandelt?

Die private Nutzung des Dienstwagens gilt als geldwerter Vorteil betrachtet und muss deshalb versteuert werden. Dafür gibt es in Deutschland zwei Methoden:

• 1%-Regelung: Jeden Monat wird 1 % des ursprünglichen Kaufpreises des Fahrzeugs (Bruttolistenpreis) als zusätzlicher „Gehaltsteil“ angesetzt und versteuert.
  
• Fahrtenbuchmethode: Hier müssen alle beruflichen und privaten Fahrten genau im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Diese Methode kann oft Steuern sparen, bedeutet aber auch einen hohen Aufwand, da jede Fahrt aufgezeichnet werden muss.

Wer die Fahrtenbuchmethode wählt, muss unbedingt darauf achten, dass das Fahrtenbuch korrekt geführt wird, da Fehler zu Nachzahlungen führen können. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter darin unterstützen und schulen, damit die Aufzeichnungen den Vorgaben entsprechen.

Wie sieht die steuerliche Behandlung der Privatnutzung von Elektro- und Hybridfahrzeugen aus?

Bei der Privatnutzung von Elektrofahrzeugen hat es in den letzten Jahren mehrfachen Änderungen unterlegen:

Die private Nutzung von extern aufladbaren Hybridfahrzeugen wird mit 1 % vom halben Bruttolistenpreis angesetzt (0,5 %-Regelung), wenn eine der folgenden Voraussetzungen – abhängig vom Anschaffungszeitpunkt – erfüllt ist:

• Anschaffung nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2022:
  • Kohlendioxidemission darf höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer betragen oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine muss mindestens 40 Kilometer betragen.

• Anschaffung nach dem 31.12.2021 und vor dem 1.1.2025:
  • Kohlendioxidemission darf höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer betragen oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine muss mindestens 60 Kilometer betragen.

• Anschaffung nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2031:
  • Kohlendioxidemission darf höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer betragen oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine muss mindestens 80 Kilometer betragen.

• Bei Elektrofahrzeugen, die nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 angeschafft wurden/werden, ist der Bruttolistenpreis nur zur Hälfte anzusetzen. Die Regelung für reine Elektrofahrzeuge ist jedoch mehrfach modifiziert worden:
  
  • Beträgt der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 70.000 EUR, ist bei der privaten Nutzung nur zu einem Viertel anzusetzen bei einer Anschaffung nach dem 31.12.2023 und vor 1.1.2031
  • Liegt der Bruttolistenpreis bei Anschaffungen nach dem 31.12.2023 über 70.000 EUR, wird die Bemessungsgrundlage halbiert (sog. 0,5 %-Regelung).

Was bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zu beachten?

Oft ist es auch erlaubt, den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zu nutzen. Wird die 1-Prozent-Regelung angewendet, erhöht sich der monatliche pauschale Wert des geldwerten Vorteils für jeden Entfernungskilometer der einfachen Strecke um 0,03 Prozent des Listenpreises. Bei einem Arbeitsweg von 20 Kilometer und einem Listenpreis von 50.000 Euro kommen damit zu den 500 Euro laut 1-Prozent-Regelung nochmals 300 Euro monatlich hinzu, so dass in diesem Fall bereits 800 Euro mehr zu versteuern sind.

Statt dieser Pauschale kann man sich für eine Einzelbewertung entscheiden. Das ist günstiger, wenn man durchschnittlich weniger als an 15 Tagen pro Monat zum Arbeitsplatz pendelt; also bis zu 180 Fahrten im Jahr. Dann muss für jede tatsächliche Fahrt 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt werden.

Kostenübernahme und -aufteilung

Ein weiterer zentraler Aspekt betrifft die Kostenübernahme: Welche Ausgaben trägt der Arbeitgeber, und welche liegen im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers? Üblicherweise trägt das Unternehmen die Kosten für Versicherung, Wartung und Reparaturen. Besondere Kosten, wie z. B. für Sonderausstattungen, können jedoch dem Arbeitnehmer zur Last gelegt werden, wenn dies vorab vereinbart wurde.

Eine klare Regelung über die Kostenübernahme schützt beide Parteien vor späteren Streitigkeiten und erleichtert den administrativen Aufwand.

Welche Rolle kann der Betriebsrat spielen?

Ist ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden, hat dieser Mitbestimmungsrechte (§ 87 BetrVG) bei der Dienstwagenregelung. Das betrifft sowohl die Einführung der Dienstwagennutzung als auch deren private Verwendung. Es empfiehlt sich daher, die Dienstwagenregelungen in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Vorteile der Regelung von Nutzungsrechten in der Betriebsvereinbarung:

Sie schafft für beide Seiten Klarheit und Rechtssicherheit.

• Anpassungen können unter Beachtung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats leichter umgesetzt werden.
• Wenn eine Veränderung der Nutzungsrechte von Dienstwagen vorgenommen werden soll, muss nicht jeder Arbeitsvertrag einzeln geändert werden.

Alternativ können die Dienstwagenregelungen auch über eine Dienstwagenrichtlinie festgesetzt werden, falls es im Betrieb keinen Betriebsrat geben sollte.

Wer haftet eigentlich bei Unfällen?

Eine wichtige Frage ist, wer für Schäden am Dienstwagen haftet, insbesondere bei Unfällen. Hierbei ist zwischen beruflicher und privater Nutzung zu unterscheiden. Für beruflich bedingte Schäden gilt das sogenannte innerbetriebliche Haftungsprivileg, das heißt es haftet der Arbeitgeber, solange der Schaden nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt wurde. In privater Nutzung gilt dieses Haftungsprivileg nicht, dennoch haftet zunächst auch hier der Arbeitgeber, da dieser den Leasingvertrag unterschrieben hat. Später kann der Arbeitgeber dann die geleisteten Zahlungen vom Arbeitnehmer zurückgefordern.

Unternehmen sollten eine Vollkaskoversicherung für den Dienstwagen abschließen, um Haftungsrisiken zu minimieren. Gleichzeitig ist es sinnvoll, in der Überlassungsvereinbarung festzuhalten, welche Sorgfaltspflichten der Arbeitnehmer beachten muss (z. B. regelmäßige Wartung).

Widerruf der privaten Nutzung und Rückgabepflicht

In bestimmten Situationen kann der Arbeitgeber die private Nutzung widerrufen. Dies kann z. B. bei längerer Krankheit oder Elternzeit des Arbeitnehmers der Fall sein, wenn keine Lohnfortzahlung mehr geleistet wird. Ein Widerrufsvorbehalt sollte jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgeübt werden und muss im Arbeitsvertrag klar geregelt sein.

Wird das Arbeitsverhältnis beendet, ist der Dienstwagen unverzüglich zurückzugeben. In der Überlassungsvereinbarung sollte der Rückgabeort und -zeitpunkt festgelegt werden, um mögliche Streitigkeiten zu vermeiden.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Rückgabeverpflichtung vertraglich festgehalten ist und der Ort der Rückgabe klar definiert wird, um Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden.

Sonderfall: Dienstwagen während der Probezeit

Es ist üblich, dass der Arbeitnehmer während der Probezeit keinen Dienstwagen erhält oder nur eingeschränkt nutzen darf. Der Grund liegt im Kostenrisiko, falls das Arbeitsverhältnis vorzeitig endet. Eine Möglichkeit ist, dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug aus dem Unternehmenspool oder ein Mietfahrzeug zur Verfügung zu stellen.

Nutzung durch Dritte und Auslandseinsätze

In einigen Fällen kann der Dienstwagen auch von Familienmitgliedern des Arbeitnehmers genutzt werden. Dies sollte ausdrücklich in der Überlassungsvereinbarung geregelt werden, um Haftungsfragen bei Schäden durch Dritte abzuklären.

Ebenso wichtig ist die Frage, ob der Dienstwagen für Urlaubsfahrten genutzt werden darf. Nicht alle Versicherungen decken die Nutzung des Fahrzeugs im Ausland ab. Deshalb sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorab klären, ob und unter welchen Bedingungen die Auslandsnutzung möglich ist.

Fazit

Die private Nutzung des Dienstwagens bringt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlreiche Vorteile, aber auch rechtliche und steuerliche Pflichten mit sich. Eine klare Regelung im Arbeitsvertrag oder einer Überlassungsvereinbarung sorgt für Transparenz und minimiert das Konfliktpotenzial. Arbeitgeber, die die Nutzung eines Dienstwagens anbieten, sollten dabei auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten und Haftungsfragen sorgfältig klären.

Durch eine sorgfältig formulierte Dienstwagenregelung lassen sich Rechtsstreitigkeiten vermeiden und die Interessen beider Parteien wahren.