Abgemahnt! Was nun? Ihre wichtigsten Schritte
Im Berufsalltag kann es schnell zu Konflikten kommen, sei es durch Missverständnisse, Leistungsprobleme oder Fehlverhalten. Eine Abmahnung ist ein Instrument, das Arbeitgeber in solchen Fällen nutzen, um auf Probleme hinzuweisen. Doch was genau steckt hinter einer Abmahnung? Welche Rechte haben Arbeitnehmer, und wie sollte man reagieren, wenn man eine Abmahnung erhält? Diese Fragen betreffen nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Unternehmen, die eine faire und rechtskonforme Handhabung dieser Maßnahme gewährleisten müssen.
In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Abmahnungen: Wann darf der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen, welche Folgen hat sie und welche Handlungsmöglichkeiten stehen dem Arbeitnehmer offen? Denn wer die rechtlichen Grundlagen kennt, kann nicht nur besser auf eine Abmahnung reagieren, sondern oft auch die Situation am Arbeitsplatz verbessern.
Was ist eine Abmahnung?
Eine Abmahnung ist eine formelle Ermahnung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die ein Fehlverhalten rügt und gleichzeitig auf mögliche Konsequenzen hinweist, sollte das Verhalten fortgesetzt werden. Sie dient in erster Linie dazu, dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zu geben, sein Verhalten zu ändern und eine Kündigung zu vermeiden. Der Grund für eine Abmahnung muss dabei immer ein steuerbares Verhalten des Arbeitnehmers sein, also etwas, das er beeinflussen kann.
Wann kann eine Abmahnung ausgesprochen werden?
Eine Abmahnung erfolgt, wenn der Arbeitgeber ein Fehlverhalten festgestellt hat. Dabei gibt es keine festgelegte Frist, innerhalb derer die Abmahnung ausgesprochen werden muss. Dennoch gilt: Je länger das Fehlverhalten zurückliegt, desto schwerer wird es für den Arbeitgeber, eine gerechtfertigte Abmahnung auszusprechen. Eine Abmahnung kann in bestimmten Fällen als „verwirkt“ gelten, wenn zwischen dem Vorfall und der Abmahnung zu viel Zeit vergangen ist oder sich der Arbeitnehmer seitdem korrekt verhalten hat.
Rechtliche Grundlagen einer Abmahnung
Eine Abmahnung im Arbeitsrecht muss bestimmte formale Kriterien erfüllen, um rechtlich wirksam zu sein. Dazu gehören die genaue Beschreibung des Fehlverhaltens, die Aufforderung zur Unterlassung und der Hinweis auf mögliche Konsequenzen bei Wiederholung (z.B. Kündigung). Fehlen diese Bestandteile, kann die Abmahnung angefochten und gegebenenfalls aus der Personalakte entfernt werden. Arbeitnehmer sollten bei Erhalt einer Abmahnung prüfen, ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, um sich im Zweifel rechtlich dagegen zu wehren.
Genaue Beschreibung des Fehlverhaltens
Das Fehlverhalten, welches abgemahnt werden soll, genau zu beschreiben, ist in vielen Fällen nicht so leicht, wie man sich das auf dem ersten Blick vorstellt. Zunächst muss genau herausgearbeitet werden, worin das Fehlverhalten genau liegt.
Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheint, liegt dann das Fehlverhalten in dem unentschuldigten Fehlen oder in der fehlenden oder falschen Krankmeldung? Gibt es ggf. weitere Fehlverhalten, z. Bsp., falsche Krankmeldung gegen der Weisung des Arbeitgeber.
Auch muss das Fehlverhalten mit Datum und ggf. Uhrzeit genau beschrieben werden.
Oft fehlt es bereits hieran, so dass die Abmahnung fehlerhaft ist.
Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Zwar kann eine Abmahnung auch mündlich erfolgen, doch die schriftliche Form ist deutlich üblicher und empfehlenswerter. In der Praxis nutzen Arbeitgeber meistens schriftliche Abmahnungen, um das Fehlverhalten des Arbeitnehmers eindeutig zu dokumentieren beweisen zu können.
Wie sollte man auf eine Abmahnung reagieren?
Wenn man eine Abmahnung erhält, sollte man zunächst Ruhe bewahren und den Inhalt sorgfältig prüfen. Oftmals ist es sinnvoll, das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen, um Missverständnisse auszuräumen. Wer sich ungerecht behandelt fühlt, kann eine Gegendarstellung verfassen oder anwaltlichen Rat einholen. Auf keinen Fall sollte die Abmahnung ignoriert werden, da dies zu weiteren rechtlichen Konsequenzen führen kann.
Ist eine Abmahnung immer notwendig vor einer Kündigung?
Vor allem bei verhaltensbedingten Kündigungen ist eine Abmahnung in der Regel notwendig, um den Arbeitnehmer auf die Schwere seines Fehlverhaltens aufmerksam zu machen und ihm die Möglichkeit zu geben, sein Verhalten zu ändern. Es gibt jedoch Ausnahmen. Bei gravierenden Verstößen, wie Diebstahl oder Gewalt, kann der Arbeitgeber auch ohne vorherige Abmahnung fristlos kündigen.
Wie lange bleibt eine Abmahnung wirksam?
Die Wirksamkeit einer Abmahnung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Schwere des abgemahnten Verhaltens und das anschließende Verhalten des Arbeitnehmers. Ein einmaliger Verstoß verliert schneller seine Relevanz als gravierende oder wiederholte Verstöße. Generell gilt, dass eine Abmahnung nach einer gewissen Zeit an Bedeutung verliert, vor allem wenn der Arbeitnehmer sich danach tadellos verhält. Allerdings wird sie nicht automatisch aus der Personalakte entfernt.
Muss der Arbeitnehmer eine Abmahnung unterschreiben?
Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, eine Abmahnung zu unterschreiben. Die Unterschrift dient in der Regel nur als Bestätigung des Erhalts und nicht als Zustimmung zum Inhalt der Abmahnung. Wenn der Arbeitgeber auf einer Unterschrift besteht, sollte der Arbeitnehmer darauf achten, dass er nur den Empfang der Abmahnung und nicht deren Richtigkeit bestätigt. Eine Verweigerung der Unterschrift beeinflusst die Gültigkeit der Abmahnung nicht.
Was tun bei ungerechtfertigter Abmahnung?
Wenn sich ein Arbeitnehmer ungerecht behandelt fühlt, kann er sowohl außergerichtlich als auch gerichtlich die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Der Arbeitnehmer trägt allerdings die Beweislast dafür, dass es sich um eine ungerechtfertigte Abmahnung handelt. Es kann in vielen Fällen schwer sein, das zu beweisen.
Der Arbeitnehmer kann aber auch eine schriftliche Gegendarstellung verfassen. Diese sollte gut begründet sein und die Vorwürfe der Abmahnung entkräften. Hierbei ist es ratsam, rechtlichen Beistand zu suchen, um eine fundierte Verteidigung zu gewährleisten.
Einsicht in die Personalakte
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Dies ist im Betriebsverfassungsgesetz festgelegt und dient dazu, Missverständnisse und Fehler in der Akte zu überprüfen. Bei einer Abmahnung sollte der Arbeitnehmer prüfen, ob diese korrekt in der Personalakte vermerkt ist und ob alle relevanten Dokumente enthalten sind.
Fazit
Eine Abmahnung ist ein ernstzunehmendes Instrument im Arbeitsrecht, das klare Regeln und Rechte mit sich bringt. Arbeitnehmer sollten Abmahnungen nie leichtfertig behandeln, sondern stets besonnen und informiert reagieren. Das Ziel sollte immer sein, das Arbeitsverhältnis zu klären und Missverständnisse oder Konflikte möglichst einvernehmlich zu lösen. Durch rechtzeitige Reaktionen und das Einholen von professionellem Rat kann oft Schlimmeres, wie eine Kündigung, vermieden werden. Wer die rechtlichen Grundlagen kennt, hat bessere Chancen, erfolgreich mit einer Abmahnung umzugehen.