Datenschutz im Bewerbungsverfahren
Was Arbeitgeber und Bewerber im Recruiting wissen müssen
Wie können Unternehmen den Datenschutz im Bewerbungsverfahren sicherstellen?
Datenschutz ist nicht nur für bestehende Mitarbeiter:innen, sondern auch für Bewerber:innen ein zentrales Thema. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Daten von Bewerber:innen im Bewerbungsverfahren angemessen geschützt werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über den Datenschutz im Bewerbungsverfahren und welche gesetzlichen Vorgaben zu beachten sind.
Datenschutz für Bewerber:innen: Grundlegendes: Was bedeutet Datenschutz für Bewerber:innen?
Der Schutz personenbezogener Daten ist auch im Bewerbungsverfahren von großer Bedeutung. Arbeitgeber dürfen nur solche Daten erheben und verarbeiten, die für die Entscheidung über eine Einstellung relevant sind. Bewerber:innen müssen transparent über die Art und den Umfang der Datenverarbeitung informiert werden.
Zulässige und unzulässige Fragen im Bewerbungsverfahren: Welche Fragen sind im Bewerbungsverfahren zulässig?
Arbeitgeber dürfen im Bewerbungsverfahren Fragen stellen, die die fachliche Qualifikation und die berufliche Eignung der Bewerber:innen betreffen.
Beispiele für zulässige Fragen sind:
- Berufliche Fähigkeiten und Laufbahn
- Einschlägige Vorstrafen, soweit sie für die angestrebte Position relevant sind
Unzulässige Fragen hingegen betreffen persönliche und private Details, wie:
- Schwangerschaft
- Allgemeiner Gesundheitszustand
- Vorheriges Gehalt
Auf unzulässige Fragen müssen Bewerber:innen nicht wahrheitsgemäß antworten, da für solche Fragen keine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.
Umgang mit Gesundheitsdaten im Bewerbungsverfahren: Wie werden Gesundheitsdaten im Bewerbungsverfahren behandelt?
Gesundheitsdaten gelten als besonders sensible personenbezogene Daten und unterliegen strengen Schutzmaßnahmen. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, sie ist für die auszuübende Tätigkeit wesentlich. In solchen Fällen müssen Arbeitgeber angemessene und spezifische Schutzmaßnahmen wie Anonymisierung oder Pseudonymisierung ergreifen.
Informationspflichten für Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren: Welche Informationspflichten haben Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren?
Arbeitgeber sind gemäß Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet, Bewerber:innen bei der Erhebung ihrer Daten umfassend zu informieren.
Die Informationspflicht umfasst unter anderem:
- Kontaktdaten des Arbeitgebers und des Datenschutzbeauftragten
- Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
- Speicherdauer der Bewerbungsunterlagen
- Hinweise auf mögliche Drittstaatentransfers
- Betroffenenrechte wie Auskunftsrecht und Löschungsrecht
Sicherheitsmaßnahmen bei Online-Bewerbungen: Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bei Online-Bewerbungen erforderlich?
Im digitalen Zeitalter erfolgen viele Bewerbungen online. Dabei müssen besondere Sicherheitsvorkehrungen Online-Recruiting getroffen werden, um die Daten der Bewerber:innen zu schützen.
Zu den Maßnahmen gehören:
- Verschlüsselte Übertragung der Bewerbungsunterlagen
- Passwortgeschützte Zugang zu Online-Bewerbungstools
- Einrichtung eines eigenen Postfachs für Bewerbungen
Trotz dieser Sicherheitsmaßnahmen empfehlen Datenschutzbehörden, auf Bewerbungen über das Internet zu verzichten, da eine vollständige Sicherheit nicht garantiert werden kann.
Anforderungen bei Initiativbewerbungen: Was müssen Unternehmen bei Initiativbewerbungen beachten?
Bei Initiativbewerbungen, also Bewerbungen ohne vorherige Stellenausschreibung, müssen Arbeitgeber ebenfalls über die Datenverarbeitung informieren. Diese Informationspflicht greift jedoch erst, wenn das Unternehmen die Bewerbung weiterverarbeitet oder zusätzliche Informationen anfordert.
Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen: Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?
Die Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz enthalten keine konkreten Löschfristen für Bewerbungsunterlagen. Art. 17 Abs. 1 Satz 1 DSGVO besagt lediglich, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Im Bewerbungsverfahren gilt als Richtwert eine maximale Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten nach Abschluss des Auswahlverfahrens. Eine längere Aufbewahrung ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Bewerber:innen zulässig.
Zugriffsrechte auf Bewerbungsunterlagen: Wer darf auf Bewerbungsunterlagen zugreifen?
Unternehmen dürfen berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn nutzen, um Informationen über Bewerber:innen zu sammeln. Es ist jedoch wichtig, dass Bewerber:innen über diese Datenerhebung informiert werden. Recherchen in sozialen Netzwerken wie Facebook oder X.com (ehemals Twitter) sind datenschutzrechtlich unzulässig.
Einsatz von automatisierten Entscheidungen und KI im Bewerbungsprozess: Wie werden automatisierte Entscheidungen und KI im Bewerbungsprozess eingesetzt?
Der Einsatz von Algorithmen und Künstlicher Intelligenz (KI) im Bewerbungsverfahren nimmt zu. Automatisierte Entscheidungen sind jedoch gemäß Artikel 22 DSGVO grundsätzlich verboten. Erlaubt ist die automatisierte Vorauswahl, wenn die endgültige Entscheidung von einer natürlichen Person getroffen wird. Auch hierbei müssen die Bewerber:innen über die automatisierte Verarbeitung und die zugrunde liegende Logik informiert werden.
Wie können Unternehmen den Datenschutz im Bewerbungsverfahren gewährleisten?
Der Datenschutz im Bewerbungsverfahren ist ein komplexes und wichtiges Thema. Arbeitgeber müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben beachten, um die Daten von Bewerber:innen angemessen zu schützen. Bewerber:innen sollten sich ihrer Rechte bewusst sein und wissen, welche Daten sie preisgeben müssen und welche nicht. Mit den richtigen Maßnahmen können Unternehmen den Datenschutz gewährleisten und gleichzeitig einen transparenten und fairen Bewerbungsprozess sicherstellen.
